WordCamp Panamá 2019 Una Gran Experiencia

WordCamp Panamá 2019 ha sido mi primer WordCamp, he formado parte de la organización y la experiencia fue maravillosa. Más de cinco meses de arduo trabajo en equipo, un ambiente de colaboración excepcional.

Yo estuve a cargo de la logística del evento y me tocó trabajar bastante para cumplir al grandioso equipo con cual compartí responsabilidades, buscando brindar la mejor experiencia y atención a todos los visitantes del primer WordCamp en Panamá.

La Experiencia de Organizar un WordCamp

Te adelanto, ¡no ha sido fácil!

Cuando tomo una responsabilidad me exijo a mi mismo el cumplirla a cabalidad, mi abuelo me enseñó que en el pasado los caballeros se daban la mano para sellar un trato y se cumplían, hoy día eso ya no se ve, pero en mi mente siempre esta esa historia al momento de aceptar una responsabilidad las palabras deben ir acompañadas con actos de cumplimiento, mi sí tiene que ser sí y mi no, un rotundo no.

¿Po qué no ha sido fácil?, bueno, ya sabemos que WordCamp es un evento sin fines de lucro por lo cual tocaba encontrar a un patrocinador que brindara el espacio donde organizar el evento, en esta primera ocasión la Universidad Tecnológica de Panamá (UTP) aceptó ser la casa del WordCamp Panamá 2019.

Siendo una entidad pública entra al ruedo de obstáculos la palabra burocracia, y frases como, desconocimiento de procesos y funcionamiento interno de la institución.  Recuerdo que agendé una reunión con autoridades de la UTP, estaba muy contento con ello y pensaba que bastaría para dejar alineado todos los puntos que necesitábamos de logística. Esta reunión me caería como balde de agua fría, tendría que coordinar prácticamente con 6 departamentos más para poder desarrollar mis tareas de logística.

El tiempo era escaso, soy un apasionado por la tecnología, pero tengo temas personales, laborales que atender, así que tocaba ver como organizar y gestionar mi complicada tarea ahora conociendo mejor todas las puertas a tocar. En una segunda reunión logré poder reunir en una mesa a varios de los departamentos involucrados, e inicio a fluir mucho mejor la organización, ¡que alivio!

Las semanas transcurrieron, y entre más se acercaba el evento el nivel de estrés aumentaba, repasar uno a uno los puntos anotados, consultar con otros compañeros de organización para no dejar nada al azar, tener que presionar a las personas con las que se tenía que trabajar en la UTP. Son esas tareas que se hacen a escondidas que contribuyen al éxito que tuvimos.

Tengo que dar agradecimiento a Ernesto Morales, que tomó el liderazgo en esta primera edición del evento y tenía que organizar con la fundación WordPress muchos detalles, igual a todos los demás compañeros de equipo, Moisés, Aviran, Néstor, Edith, Manuel, Rosemary, Roberto, Claudia y Juan. 

Para mí fue fabuloso el poder conocer gente apasionada por la tecnología, empresarios, colaboradores de empresas patrocinantes, son de esas conexiones que valen oro y enriquecen mi vida personal.

El Evento

Desde un día antes ya estábamos con todo listo para el mismo, estuve junto a un tremendo grupo de voluntarios organizando toda la tarde del viernes 18 de octubre, instalando mesas para los stands de los patrocinadores, mesas de registro, área para dispensar los alimentos, entre otros detalles. Ofrezco mi agradecimiento a todos esos jóvenes estudiantes de la Universidad Tecnológica de Panamá que se ofrecieron para colaborar los días del evento, un enorme trabajo, si leen este articulo me gustaría dejaran sus nombres en los comentarios.

Luego de dejar todo listo, los voluntarios y yo partimos al Hard Rock Café a una cena junto a los patrocinadores, expositores y equipo de trabajo, que daba el inicio formal al tan esperado y laborioso WordCamp Panamá 2019.

Al fin el sábado 19 de octubre llegaría, desde una hora antes de iniciar el evento ya me encontraba en el lugar, a las 8:00 A.M. empezaron a llegar las personas, los voluntarios y encargados del registro hicieron que todo funcionara de maravillas.  

Auditorio y salones listo para que desde las 9:00 A.M. iniciaran las conferencias, uno de los mejores comentarios que escuche era relativo a la puntualidad que se brindó en cada una de las conferencias. Internamente tuvimos ciertos percances con adaptadores para los equipos de los expositores, pero nada que no pudiéramos solucionar rápidamente, que paso desapercibido por los asistentes.

En los coffee breaks el café era abundante, las boquitas deliciosas y el ambiente de networking increíble, conocer nuevas personas, compartir, intercambiar opiniones, ideas y contactos fue de lo que más me agrado. Lastimosamente como organizador no podía estar escuchando los temas, pero si me sorprendía ver los salones llenos de personas, algunas veces tiradas en el suelo escuchando atentamente.

El sábado por la noche tendríamos en el Hard Rock Café un after party, amenizado con una buena banda de música, el networking continuaría hasta altas horas de la noche.

No se como saque fuerzas para el domingo 20 estar a las 8:00 A.M. nuevamente esperando a los asistentes, tengo que confesar que dudaba que llegarían las personas ya que no es común un evento de tecnología en Panamá ese día, me sorprendió verlos ir llegando entusiasmadas nuevamente a escuchar las conferencias, desde la primera ponencia los salones nuevamente estarían llenos.

WordCamp Panamá en Cifras

La fundación WordPress nos puso como reto inicial la venta de cien boletos, el cual en cuestión de unas semanas fue superado, luego se pidió el poder vender cincuenta entradas más y en dos semanas ya estaban vendidas, no era de mi asombro ya que tenía la plena seguridad que rápidamente de agotarían, así fue continuando la venta.  En total se pusieron a disposición 279 entradas.

• 48 conferencias, 24 por día
• Más de 250 asistentes
• Ponentes de 5 países (Canadá, Nicaragua, Costa Rica, Colombia, Venezuela y Panamá)
• 24 patrocinadores del evento
• 275 comidas y boquitas
• Más de 275 tasas de café  

Cosas que Mejorar para el WordCamp Panamá 2020

Para ser nuestra primera vez organizando este evento en Panamá nos sentimos orgullosos de lo realizado, hubo fallos y desaciertos y aunque las evaluaciones recibidas en la encuesta enviada a los asistentes reflejen un alto porcentaje de satisfacción por el evento, somos auto críticos y sabemos que tenemos puntos a mejor como el tamaño de los salones, tener bien diferenciado lo que es comida vegana de comida de dieta, presentar con varias semanas de anticipación en la página web el programa del evento. 

Si tienes alguna sugerencia, puedes escribirla en los comentarios, todas son bienvenidas ya que nos ayuda a mejorar este esfuerzo que hacemos para la comunidad.

Gracias y Mil Gracias

Gracias a todos los que asistieron, voluntarios, expositores patrocinadores y personal de la Universidad Tecnológica de Panamá.

Realizar un evento de tecnología en nuestro país y añadiendo que es sin fines de lucros, con presupuesto limitado,supervisados por una organización mundial como lo es la fundación WordPress, es una tarea titánica. ¡Todo fue hecho para ustedes con mucho cariño!

Si asististé al WordCamp Panamá 2019, déjame tus comentarios, ¡Nos vemos pronto en el WordCamp Panamá 2020!